حذف عملیات کاغذی با نرم افزار مدیریت ناوگان

برای پیوستن و پیشیر گرفتن از رقبا ، مدیران ناوگان در تمام صنایع به دنبال به حداکثر رساندن کارایی و بهبود وضعیت شرکت خود هستند. یکی از اقدامات مهم در این راستا، کاهش استفاده از کاغذ و حذف فرآیند کاغذ بازی های اداری می باشد که نه تنها هزینه های اضافی را کاهش می دهد ، بلکه سرعت عملیات و اجرای امور سازمانی را افزایش خواهد داد. از همین رو بسیاری از مدیران به دنبال الکترونیکی کردن مدیریت ناوگان با استفاده از  نرم افزارهای کاربردی و تخصصی این صنعت هستند.

الکترونیکی کردن مدیریت ناوگان

کسب و کارهایی که بطور ویژه بر ناوگان های خودرویی فعالیت می کنند یا بخشی از فعالیت های آنها به حمل و نقل اختصاص دارد، باید به فکر مدیریت کارآمد ناوگان باشند. در گذشته فرآیندهای کاغذ بازی به مدیران و سازمان ها کمک می کرد. اما امروزه با تغییر روشهای مدیریت کسب و کار و توسعه تکنولوژی ها ، مدیریت ناوگان نیز الکترونیکی شده و راندمان بالاتری دارد.

نرم افزار مدیریت ناوگان قوی ترین ابزار برای مدیریت عملیات ناوگان است. با ردیابی کلیه داده های ناوگان روی یک پلتفرم مبتنی بر سیستم های نرم افزاری ، شما می توانید به سرعت وضعیت خودرو، بار و راننده را مدیریت و گزارش های لحظه ای دریافت کنید ، بدون اینکه هیچ کاغذی استفاده شود. همچنین چه شما در محل کار باشید و چه از راه دور کار کنید ، در سفر باشید یا در منزل ، می توانید از طریق این نرم افزار به شرکت یا کارمندان و همکاران خود متصل شوید و تمام اطلاعات را در لحظه دریافت کنید.

برخی از ناوگان ها ، برای مدیریت عملیات و برنامه ریزی شرکت خود از ارائه دهندگان خدمات مشاوره مدیریت استفاده می کنند که این راه حل بسیار گران و پرهزینه است. در حالیکه می توانند تنها با نصب نرم افزارهای مدیریت ناوگان با هزینه بسیار کمی ، دریافت ، تحلیل و پردازش چنین اطلاعاتی را بدست آورند.

چه فرآیندهایی بهبود می یابند؟

استفاده از نرم افزاری که بتواند کاغذ بازی را حذف کند و صرف هزینه های بی مورد را کاهش دهد ، حتما راندمان ناوگان را افزایش خواهد داد.  در ادامه عملیاتی که به واسطه نرم افزار کنترل ناوگان بهینه و حذف خواهند شد را توضیح می دهیم. مشاهده خواهید کرد که بسیاری از این فرآیند ها واقعا غیر ضروری هستند و بعضا هزینه های بالایی را ایجاد می کنند که با نصب تنها یک نرم افزار جامع ، به راحتی قابل دستیابی و اجرا و بهبود خواهند بود.

فرم های بازرسی خودرو

اکثر ناوگان ها برای نظارت بر سلامت وسایل نقلیه ، بازرسی های معمول وسایل نقلیه را بر روی فرم های کاغذی تکمیل می کنند. در حالی که برای شناسایی مشکلات خودرو چنین اقدامی ضروری است ، اما فرم های کاغذی و تکمیل آنها وقت گیر و دردسرساز است و گاهی اوقات راننده این کار را با تاخیر انجام می دهد.

همچنین بررسی های کاغذی به سرعت انجام نمی شود و باعث ایجاد شکاف ارتباطی بین شرکت و راننده می شود. در این شزایط یک برنامه نرم افزاری بازرسی وسیله نقلیه که با لپ تاپ یا تلفن همراه امکان دسترسی مدیران به چنین اطلاعاتی را می دهد ، فوق العاده به نظر می رسد. تنها با چند کلیک می توانید اطلاعات مورد نظر را از راننده دریافت و ذخیره نمایید بدون اینکه نیازی به کاغذ و تکمیل فرم خاصی داشته باشید.

لیست های تعمیرات و نگهداری

معمولا یکی از اقداماتی که مدیریت ناوگان انجام می شود، تهیه لیستی از زمان تعمیرات خودرو و یادآوری جهت اقدامات بعدی است. کریوت این فرآیند را با حذف کاغذ برای شما آسان کرده است. این نرم افزار یادآوری تعمیر و نگهداری را به صورت خودکار به شما اطلاع می دهد تا بصورت منظم و در زمان تعیین شده اقدام نمایید.

فرم سفارشات و ثبت درخواست

اگر کماکان از ابزار کاغذی استفاده می کنید ، ثبت سفارشات و نظارت بر درخواست ها می تواند پر دردسر باشد. نرم افزار کریوت به راحتی به شما این امکان را می دهد که سفارش از مشتری دریافت و ثبت و به راننده اطلاع داده شود بدون اینکه نامه نگاری یا کاغذی در میان باشد. همچنین در حین اجرای سفارش می توانید گزارش پیشرفت لحظه ای دریافت کنید.

تاریخچه خدمات

مرور سوابق و پیشینه خدمات یک روش عالی برای تجزیه و تحلیل سلامت وسایل نقلیه ، هزینه ها و بهره وری فروشگاه و میزان جذب مشتریان است ، اما نه روی کاغذ و حجم زیادی از فایل های کاغذی. این نرم افزار به شما بر روی موبایل یا کامپیوتر شخصی اطلاعات دقیقی از پیشینه سفارشات و تاریخچه خدمات ارائه شده را می دهد.

مدیریت موجودی

قطعات و لوازم ناوگان بخش قابل توجهی از هزینه عملیاتی را تشکیل می دهد. مدیریت موجودی و اطمینان از داشتن مقدار مطلوب قطعات در تعمیرات و سالم نگه داشتن خودرو تاثیر زیادی دارد.

قرار دادن تمام قطعات و موجودی ها در لیست کاغذی بسیار دشوار است و نیاز به تعداد زیادی برگه و کاغذ دارد. درحالیکه بوسیله کریوت می توانید با یک نگاه به موبایل خود از تمام تجهیزات و قطعات موجود مطلع شوید.

تهیه و بروزرسانی صورتحساب ها

تهیه صورتحساب برای مشتریان ، ذخیره سازی صورتحساب های ارائه شده و بروزرسانی این لیست یکی دیگر از امکانات کریوت است. اطلاعاتی که آرشیو آنها با استفاده از کاغذ و فایل های نوشتاری کاغذی کاملا زمانبر و هزینه بر است و حتی امکان از دست رفتن بخشی از اطلاعات در طول زمان وجود دارد.

لیست خرید و مصرف سوخت

سوخت یکی از بزرگترین هزینه های جاری برای ناوگان شما است ، بنابراین نظارت بر خرید سوخت برای کنترل هزینه های اضافی ضروری است. اخذ لیست مصرف سوخت از راننده ، ممکن است قابل اعتماد نباشد. اما یک سیستم نرم افزاری که مدیریت آن کاملا در دست شماست و قابل دستکاری نیست ، اطلاعات دقیقی را به شما ارائه می دهد.

نرم افزار مدیریت ناوگان یک راه حل ساده برای نظارت بر مصرف سوخت و نگاه دقیق به هزینه هاست. اگر ناوگان شما از کارتهای سوخت استفاده می کند ، تمام داده های تراکنش بطور خودکار از کارت سوخت به نرم افزار منتقل می شود تا اطلاعاتی دقیق و واقعی را در لحظه به شما گزارش دهد.

تمام این موارد از نکات مثبت حذف کاغذ و لیست های سرسام آور هستند که در نتیجه استفاده از نرم افزار کریوت برای ناوگان های خودرویی رقم می خورند. شما نیز می توانید به منظور کاهش هزینه و زمان ناشی از کاغذ بازی نرم افزار مدیریت ناوگان را با کمترین هزینه نصب و راه اندازی نمایید.

جهت کسب اطلاعات بیشتر می توانید از طریق تماس با ما اقدام نمایید.